Il vantaggio principale di un foglio elettronico è di permettere di automatizzare dei calcoli, cioè di utilizzare delle celle per effettuare delle operazioni in funzione dei valori di altre celle. Il foglio elettronico ricalcola così tutti i valori ad ogni cambiamento di un valore di una cella.
Si parla quindi di formula per designare l'espressione che, una volta inserita in una cella, permette al foglio elettronico di effettuare automaticamente un calcolo partendo dai valori di altre celle e di visualizzare un risultato.
Le formule possono quindi contenere dei riferimenti ad altre celle, delle espressioni, oppure delle funzioni.
L'introduzione di una formula si effettua selezionando una cella e in seguito utilizzando la barra delle formule.
Per inserire una formula basta cominciare con un uguale (=) e poi inserire i riferimenti delle celle da utilizzare ed eventualmente degli operatori e/o funzioni.
E' inoltre possibile cliccare sul bottone formula della barra delle formule. Quindi l'esempio qui sotto schematizza l'uso di una formula nella cella C15 per effettuare la somma delle celle D11 e D13.
Quando si preme il tasto Invio, il foglio elettronico calcola il valore della cella C15 e ne visualizza il risultato :
Nell'esempio seguente vediamo come utilizzare le formule per calcolare automaticamente il prezzo IVA compresa di una lista di articoli il cui prezzo è dato tasse escluse, poi calcolare il prezzo totale di questi articoli.
Per avere il montate IVA compresa dell'articolo 34FR453, basta aggiungere al suo montante esente IVA il montante equivalente alle tasse, cioè il montante esente che moltiplica il valore dell'IVA (19,6 % in questo caso) :
Montante_tassecomprese = Montante_esenteIVA + Montant_esenteIVA*IVA
Nel caso seguente,
= D6 + D6*D11
Per calcolare il montante tasse comprese dell'articolo 34FR453 basterà quindi in un primo tempo selezionare la cella corrispondente a questo calcolo (E6) poi cominciare la formula (sia con un uguale, sia cliccando sul tasto formula).
Il foglio elettronico sarà quindi in modalità inserimento di formula, basterà allora :
Nel secondo caso, cliccando sulla cella D6 questa si aggiungerà automaticamente nella barra della formula, un ulteriore clic su questa formula visualizzerà D6+D6 dato che l'addizione è l'operazione di default nel foglio elettronico. In seguito basterà premere il tasto *per segnalare che si vuole effettuare una moltiplicazione, poi selezionare la cella D11.
Per validare la formula è necessario premere sul tasto Invio della tastiera oppure utilizzare il tasto Invio della barra della formula. Il foglio elettronico visualizzerà allora il risultato del calcolo a livello della cella E6 :
Immaginiamo ora che si voglia ricopiare questa formula per utilizzarla su altri articoli. Basta selezionare la formula (cella E6), copiarla, poi selezionare il blocco di celle da E7 a E9(scritta E7:E9) i incollare la formula precedentemente copiata. Ecco il risultato :
Possiamo notare che la formula, una volta copiata, non fornisce i valori esatti :
In effetti, quando si clicca su una delle celle, ci si accorge che il foglio elettronico fa riferimento al prezzo tasse escluse riguardante gli articoli esatti ma il riferimento alla cella dell'IVA è sbagliato (D13 invece di D11).
Questo è dovuto al fatto che i riferimenti precedentemente introdotti sono dei riferimenti relativi. Il foglio elettronico effettua infatti automaticamente lo spostamento dei riferimenti alle celle durante la copiatura. Quindi, per evitare che il foglio elettronico non sposti il riferimento alla cella che indica l'IVA è necessario utilizzare unriferimento assoluto ($D$11). Riprendiamo la formula :
Il foglio elettronico darà allora un risultato coerente :
E' ugualmente possibile utilizzare delle funzioni nelle formule, che permettono di fare dei calcoli avanzati. La maggiorparte dei fogli elettronici offrono un gran numero di funzioni integrate (Excel ne propone più di 400).
Riprendiamo l'esempio precedente. Se vogliamo calcolare automaticamente il totale esente e IVA compresa degli ordini, è possibile utilizzare la funzione Somma()). Per questo, basta selezionare la celle nella quale vogliamo far figurare la somma, inserire una formula (cominciando con il segno =) utilizzando la funzione Somma(). Esistono più modi per introdurre la funzione Somma() :
Ecco il risultato interpretato dal foglio elettronico :
